Hóa đơn điện tử được cung cấp qua email hoặc trang web của nhà cung cấp dịch vụ. Và nó có thể bao gồm các thông tin như số lượng dịch vụ sử dụng, chi tiết các khoản phí và ngày hết hạn thanh toán. Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn điện tử bằng nhiều phương thức khác nhau. Bao gồm thẻ tín dụng, chuyển khoản trực tuyến hoặc sử dụng các ứng dụng thanh toán di động. Các yêu cầu đăng ký hóa đơn điện tử có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia hoặc khu vực. Bạn có thể tham khảo quy trình đăng ký hóa đơn điện tử để biết thêm chi tiết.
Hóa đơn điện tử là gì?
Đây là một loại hóa đơn mà khách hàng nhận được qua email hoặc truy cập vào trang web của nhà cung cấp dịch vụ. Với mục đích để xem và thanh toán. Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ. Hóa đơn điện tử là hình thức phát hành hóa đơn sử dụng công nghệ điện tử thay vì sử dụng giấy tờ truyền thống.
-
Tiết kiệm chi phí
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp bởi vì không cần phải in, gửi và lưu trữ các hóa đơn giấy. Việc này giúp giảm chi phí vận chuyển, in ấn, bảo quản và thủ tục liên quan đến hóa đơn.
-
Tiết kiệm thời gian
Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp bởi vì quá trình phát hành hóa đơn nhanh hơn, không cần phải đợi in ấn và vận chuyển.
-
Bảo mật
Hóa đơn điện tử đảm bảo tính bảo mật và chính xác của thông tin. Bởi vì các hóa đơn được lưu trữ trên các máy chủ bảo mật, không bị mất hoặc hư hại như hóa đơn giấy.
-
Dễ dàng quản lý
Việc quản lý các hóa đơn trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm, lưu trữ, truy xuất và phân tích thông tin từ các hóa đơn điện tử.
-
Bảo vệ môi trường
Giảm lượng giấy tiêu thụ và góp phần bảo vệ môi trường.
-
Dễ dàng xử lý
Giúp cho quá trình xử lý hóa đơn trở nên dễ dàng hơn, do đó giúp tăng hiệu quả và năng suất làm việc.
Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử
Bước 1: Chuẩn bị các thông tin cần thiết
Trước khi đăng ký hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị các thông tin cần thiết như thông tin về doanh nghiệp của bạn:
- Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập doanh nghiệp
- Mã số thuế của doanh nghiệp
- Thông tin liên hệ của doanh nghiệp, bao gồm địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email
Bước 2: Liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu đăng ký hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Bạn có thể thực hiện trực tiếp tại văn phòng của nhà cung cấp hoặc qua điện thoại, email, trang web. Có nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử trên thị trường hiện nay. Tùy thuộc vào nhu cầu và yêu cầu của từng doanh nghiệp mà lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xem xét các yêu cầu kỹ thuật, độ tin cậy, chi phí và tính linh hoạt của giải pháp để chọn lựa được nhà cung cấp phù hợp nhất.
Các tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp
-
Độ tin cậy
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử nên là một đơn vị có uy tín và được chứng nhận bởi cơ quan nhà nước để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn.
-
Chi phí
Chi phí phát hành và quản lý hóa đơn điện tử là một yếu tố quan trọng trong quyết định chọn nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần so sánh giá cả của các nhà cung cấp khác nhau để tìm được giải pháp phù hợp.
-
Dễ sử dụng
Hệ thống hóa đơn điện tử của nhà cung cấp cần phải đơn giản và dễ sử dụng để người sử dụng có thể tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo.
-
Tính linh hoạt
Giải pháp hóa đơn điện tử nên được tích hợp linh hoạt với phần mềm quản lý doanh nghiệp của doanh nghiệp. Đồng thời hỗ trợ các định dạng hóa đơn phổ biến.
-
Hỗ trợ khách hàng
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử nên có chế độ hỗ trợ khách hàng 24/7 để giải đáp các thắc mắc và hỗ trợ sửa lỗi.
-
Độ an toàn và bảo mật
Hệ thống hóa đơn điện tử nên đảm bảo độ an toàn và bảo mật cao. Giúp ngăn chặn các hành vi lừa đảo, mạo danh và đánh cắp thông tin.
-
Tính tiện ích
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử có tính năng như xử lý tự động, báo cáo tài chính. Tích hợp thanh toán trực tuyến và đồng bộ hóa dữ liệu với các hệ thống khác.
Nhà cung cấp hóa đơn điện tử ABENLA
- Lập & Ký Duyệt hóa đơn điện tử 24/7 trên phần mềm Hóa Đơn Điện Tử
- Chuẩn quy định của cơ quan Thuế
- Chuẩn quy định của Luật pháp Việt Nam
- Xuất báo cáo các tờ khai BC26/AC, GTGT định dạng XML theo chuẩn của Cơ quan Thuế.
Nhận báo giá hóa đơn điện tử tại đây!
Bước 3: Cung cấp thông tin giấy tờ hợp lệ
- Giấy phép kinh doanh hoặc đăng ký doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Giấy tờ tùy thân của chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện pháp luật
- Giấy tờ liên quan đến ngân hàng (như tài khoản ngân hàng, chứng chỉ tiền gửi…)
- Giấy tờ liên quan đến hợp đồng. Hoặc cam kết với đối tác cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Ngoài ra, các yêu cầu cụ thể khác có thể bao gồm việc đăng ký tên miền trên trang web của cơ quan quản lý thuế. Hoặc cung cấp một địa chỉ email hợp lệ cho việc nhận hóa đơn điện tử. Hoặc cũng có thể yêu cầu các thông tin khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bước 4: Kiểm tra thông tin đăng ký và xác nhận với nhà cung cấp
Kiểm tra lại thông tin đăng ký giúp tránh được những sai sót không đáng có. Ví dụ như nhập sai thông tin cá nhân, số điện thoại, địa chỉ email hay địa chỉ liên lạc. Điều này giúp bạn tránh được những rắc rối và thời gian để sửa chữa những lỗi này sau đó. Khi thông tin đăng ký được nhập đúng. Các chứng từ và giấy tờ tài chính sẽ được phát hành chính xác.
Điều này giúp bạn tránh được những rắc rối phát sinh trong quá trình kế toán và kiểm tra thuế. Việc kiểm tra lại thông tin đăng ký đầy đủ và chính xác giúp tăng độ tin cậy. Cho thấy doanh nghiệp đang đặt mục tiêu giữ chất lượng và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Khi thông tin đăng ký được cập nhật chính xác, khách hàng sẽ không phải lo lắng về việc thông tin của họ bị lộ ra. Hoặc có thể bị sử dụng sai mục đích.
Tóm lại, việc kiểm tra lại thông tin đăng ký đầy đủ và chính xác giúp tăng tính chính xác, độ tin cậy và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp. Đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng và sự an toàn cho thông tin cá nhân.
Bước 5: Sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất, có thể sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện giao dịch như bình thường. Hóa đơn điện tử sẽ được cung cấp qua email. Hoặc có thể thông qua phần mềm quản lý tài chính của bạn. Bạn cần lưu trữ hóa đơn điện tử này để phục vụ cho các mục đích kế toán. Hoặc có thể để kiểm tra thuế trong tương lai.
